SOLUTIONS DE GED

GESTION ÉLECTRONIQUE DU DOCUMENT

Énormément de documents aux formats électronique et papier circulent encore et toujours au sein des entreprises. En effet, même si, motivé par la volonté de réduire en même temps que leur impact environnemental, elles souhaitent réduire leurs coût de fonctionnement et donc d’impression, les organisations de toutes tailles reçoivent et manipulent encore et toujours énormément de documents papier qu’elles doivent TRAITER, VALIDER, FAIRE CIRCULER et éventuellement PARTAGER en interne et vers leurs clients et fournisseurs. Cela engendre des pertes de temps qui justifient pleinement de s’équiper d’une Gestion Électronique de Documents (GED), un bon moyen d’automatiser certaines tâches et surtout de gagner en efficacité et en productivité.

MCA  s’est fait une spécialité des solutions (Saas et On Premise) qui permettent aux entreprises de toutes tailles et aux collectivités de bénéficier des dernières avancées technologiques pour leur permettre de se focaliser sur l’exploitation de leurs documents, accéder à de nouveaux services et qui plus est, de développer de nouvelles Expériences Clients innovantes.

  • Le manque de place lié à l’augmentation des prix du M2 et la nécessité de STOCKER leurs documents de façon complètement sécurisée, CLASSER, INDEXER pour les retrouver rapidement, DIFFUSER , PARTAGER rapidement des documents,
  • Les réglementations permettent et même favorisent la possibilité de dématérialiser de plus en plus de processus et documents administratifs :
  • Loi El Khomri : le 1er janvier 2017, généralisation du bulletin de paie dématérialisé sauf si refus du salarié.
  • Loi Macron : Entre 2017 et 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées.
  • eIDAS: Depuis le 1er juillet 2016, règlement européen commun sur l’identification et la signature électronique des transactions

Elles nous imposent de surcroit de sauvegarder pendant plusieurs années et de façon sécurisée et média tout en respectant le droit des personnes à disposer de leurs données personnelles (RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données), et justifient complètement de s’équiper de systèmes d’archivage ou de Gestion électronique de Documents (GED), d’autant plus que leur coût est maintenant à la portée de tous types de structures et la mise en œuvre de plus en plus simple grâce au mode Saas (Software As A Service).

Les solutions que nous avons choisi et dont assurons la mise en place, le paramétrage et le support permettent de:

  • Assurer la Disponibilité des informations pour en simplifier l’utilisation pour vous-même et/ou vos salariés, au quotidien, en cas de litige ou de contrôle, en respectant bien sûr leur Confidentialité,
  • Préserver leur Intégrité et leur Authenticité,
  • Garantir leur Sécurité et la Pérennité en particulier pour les factures, contrats, justificatifs de notes de frais …,
  • Mettre en place les circuits de validation nécessaire au bon fonctionnement de vos organisations,
  • AUTOMATISER bon nombre de tâches de saisie, chronophages et sources d’erreur, en automatisant l’archivage et l’intégration des données de facturation dans votre logiciel comptable ce, grâce à l’association de la Reconnaissance/Lecture Automatique des Documents (RAD/LAD) associée à une passerelle logiciel vers les principaux logiciels du Marché : SAGE, CEGID, QUADRATUS, EBP, CIEL, FIDUCIAL …(liste non exhaustive – nous consulter),
  • Et du même coup, vous mettre en conformité avec vos obligations réglementaires au niveaux du respect de la Piste d’Audit Fiable et du mode de conservation des documents archivés tout en respectant les conditions requises en termes de Qualité et de Durée de conservation.

Un examen attentif de votre organisation par nos équipes de spécialistes nous permet de vous proposer et vous accompagner dans la mise en place de LA solution évolutive parfaitement adaptée à vos besoins et à votre environnement.