GESTION DOCUMENTAIRE

Solutions Documentaires

L’expression « Solution Documentaire » a tendance à être galvaudée, pourtant cette notion correspond à une vraie réalité et surtout demande différentes compétences et savoir-faire que MCA a su acquérir au fil des ans.

Tout d’abord, il convient de l’employer au pluriel car les solutions documentaires répondent à différents besoins bien différenciés mais complémentaires d’une entreprise. Il est assez simple d’illustrer quels domaines couvrent les différentes solutions documentaires en reprenant le circuit que parcourt un document papier au sein d’une entreprise (voir ci-dessous).

La plupart du temps, le collaborateur qui souhaite partager une information contenue sur un document papier, va devoir le scanner sur un scanner ou un photocopieur multifonction (MFP) pour en transmettre un extrait (par exemple).

Dans ce cas, différents traitements peuvent lui être appliqués en une seule ou plusieurs étapes en fonction du degré d’équipement de l’entreprise. Chacun de ces traitements correspond à une fonction ou à une solution documentaire à proprement parlé. Certaines solutions intègrent plusieurs de ces fonctions :

1)Un scanner générant, de base, un fichier PDF standard ou un fichier image : JPEG, TIFF, PNG… (dans tous les cas NON MODIFIABLE),

2)Pour être à même de le modifier, il va devoir utiliser un logiciel de Reconnaissance Automatique de Caractères (ou OCR) ou un logiciel approprié pour le convertir en un fichier PDF modifiable ou en un fichier au format Office (Word, Excel, Powerpoint… ou équivalents).

3)Si plusieurs personnes doivent intervenir sur le document, celui-ci va devoir être partagé ou transmis. Certains documents peuvent être amenés à suivre un circuit de validation (ou workflow) et devoir passer d’un plusieurs versions seront générées.

4)Dans le cadre d’un travail collaboratif, il sera intéressant de pouvoir suivre l’évolution du document dans ses différentes versions et identifier la teneur et l’origine des modifications

5)Une fois converti dans le bon format, après avoir intégré toutes les modications et être validé par toutes instances, il va être nécessaire de le stocker de manière plus moins durable, plus ou moins sécurisée en fonction de son degré d’importance, sa durée légale de conservation et des risques que sa disparition pourrait faire courir à l’entreprise :  on pourra s’appuyer alors sur un système d’archivage électronique (SAE), un coffre fort électronique, éventuellement associés à une Gestion Électronique de Documents (GED).

6)S’il s’agit  par exemple d’une facture, une passerelle cers le logiciel comptable pourra éviter bon  nombre de saisies et de risques d’erreurs préjudiciables.

Autant de bonnes raisons de faire appel au commerciaux et aux spécialistes de MCA qui sauront vous conseiller sur la meilleure solution vous permettant répondant à vos attentes en tenant compte de vos contraintes budgétaires.

 

 

NOS SOLUTIONS :