CAPTURE ET DISTRIBUTION

SOLUTIONS DE CAPTURE & DISTRIBUTION

Les entreprises manipulent de plus en plus de documents au format électronique, en PDF ou d’en d’autres formats, mais elles reçoivent et manipulent encore et toujours énormément de documents papier qu’elles doivent INTEGRER dans leurs systèmes et applications métiers. Cela impose différents traitements visant à automatiser au maximum des tâches répétitives, sans grande valeur ajoutée et très chronophages.

La mutualisation des moyens de numérisation (scan) et d’impression oblige les gestionnaires à s’assurer que chaque utilisateur accède à ses propres applications sans perdre de temps ce, quel que soit l’équipement utilisé : c’est un logiciel de Capture qui va leur permettre d’appliquer un traitement homogène automatique à leurs processus (ex : conversion au bon format : Microsoft Office ou OCRisation pour rendre modifiable un PDF) et qui assurera la Distribution des documents scannés directement au bon endroit en évitant à l’utilisateur des manipulations fastidieuses.

Concrètement, lorsqu’on scanne un document sur un scanner ou via un photocopieur, on envoie un fichier image ou au mieux un pdf dans un répertoire, un serveur FTP, le Cloud, ou dans un email en fichier rattaché.

Le problème est que :

  • La plupart de ces équipements ne permet pas de renommer automatiquement les fichiers scannés,
  • Un fichier pdf est lisible par tout ordinateur mais ne peut pas être modifié sans traitement préalable
  • Il appartient à chacun de passer du temps à retrouver le dit fichier dans une arborescence qui obéit aux règles de classement de celui qui a créé cette dernière détacher de l’email auquel il est joint pour le reclasser soi-même.

Ces solutions de Capture permettent aujourd’hui également de distribuer les documents scannés à des listes de destinataires organisées et prédéfinies, soit directement dans leurs propres arborescences, soit dans leur application Google Drive, OneDrive, DropBox, SharePoint,… ou dans des bases de données, des GED, des serveurs de fax, soit directement dans leur application métier.

Mais, ces solutions ne servent pas simplement de passerelles, elles permettent de convertir les fichiers émanant des scans ou des multifonctions  à un format directement exploitable et modifiable : Word, Excel, XPS.

En tant que spécialiste de la gestion de flux documentaires, MCA  a référencé des solutions qui permettent aux utilisateurs de bénéficier des avancées technologiques pour se libérer de bon nombre de tâches fastidieuses, pour leur permettre de se focaliser sur l’exploitation de leurs documents.